Ik vond ze altijd zo handig: to-do lijstjes voor de belangrijke dingen die ik op een dag wilde doen. Tot ik op een gegeven moment overal lijstjes en briefjes had liggen met dingen die ik nog wilde doen of die ik vooral niet moest vergeten, met als resultaat dat veel dingen vergeten werden. Tijd voor een alternatief!

Wat is een Personal KanBan?

De KanBan methode wordt veel gebruikt in het fabrieksleven om bij te houden wat er gedaan wordt, door wie en wanneer het af is of moet zijn. Dit wordt bijgehouden met een KanBan; een bord wat je verdeelt in 3 vakken “to do” “in progress” en “done”. En Personal KanBan is zo’n zelfde bord, alleen dan gebruik je het voor jezelf; persoonlijk dus. Dit kan zowel een fysiek bord zijn op je werkplaats, maar kan ook digitaal in bijvoorbeeld Trello.

Hoe zet je Personal KanBan in?

Om te beginnen maak je dus een bord voor jezelf wat je in deze 3 vlakken verdeeld. Het liefst werk je met een whiteboard of kurkbord in combinatie met verschillende kleuren stiften of post-its (of met een overzichtelijk Trello bord). Deze kleuren gebruik je om de urgentie van een taak aan te geven, dus bijvoorbeeld roze voor hoge prioriteit, geel voor midden en groen voor laag. Het bord gebruik je om overzicht te creëren in je week of maand, maar gebruik je niet om dingen die een vaste datum op bij te houden zoals een tandarts afspraak. Hier gebruik je gewoon je agenda voor.

  1. To do
    Hier schrijf, plak of pin je alle taken die je graag wil doen voor de week (of maand). Wees realistisch en schrijf niet 1000 dingen op, maar kies wat echt belangrijk is. De voorkeur gaat uit naar maximaal 10 dingen tegelijk die je mag aanvullen op het moment dat er een to-do verschuift.
  2. In progress
    Als je een to-do oppakt, verplaatst deze naar dit vak. Probeer ook hier niet te veel taken tegelijk in progress te hebben, maximaal 3. Anders overstroomt je hoofd en heb je nog geen overzicht. Dat er 3 taken tegelijk op het bord staan, betekent niet dat je met alles tegelijk ook echt op dit moment bezig moet zijn. Soms begin je met een taak en heb je input nodig van een derde partij. Deze taak mag dus op het in progress bord blijven hangen, tot hij daadwerkelijk is afgerond. Zo weet je waar je nog voor op input wacht en kun je op tijd bij een ander aan de bel trekken. Wacht je bij alle 3 nog op input, dan mag je uiteraard wel een nieuwe to-do oppakken.   
  3. Done
    Als een taak is afgerond verplaats je deze naar het done vak. Als de periode is verstreken die je jezelf hebt gegeven om de taken te volbrengen (een week, een maand) kun je bekijken welke taken je allemaal hebt afgekregen. Evalueer met jezelf of dit is wat je had gehoopt en of alle to-do’s zijn opgepakt. Is dit niet het geval, bekijk dan waardoor dit komt. Heb je te veel opgeschreven, heb je je tijd niet goed gebruikt of had je beter op een andere manier kunnen werken? Wees kritisch en tegelijkertijd lief voor jezelf. Schrijf op wat je goed hebt gedaan en wat beter kan, zodat je er de volgende keer van kunt leren. 


Mijn ervaring met Personal KanBan

Voor mij werkt de Personal KanBan heel motiverend. Het is fijn om te zien wat je allemaal in een week gedaan krijgt, want vaak doe je meer dan je dacht. Daarnaast is het ook een fijn gevoel om iets in het laatste vak te kunnen plaatsen. In het begin was het wennen en voelde het als extra werk naast mijn planning, maar inmiddels is het een gewoonte geworden die me juist tijd bespaart.